Войти

Выполните вход с помощью электронной почты. Если вы не помните свой пароль, воспользуйтесь восстановлением пароля

Восстановить пароль
Восстановление пароля

Введите свой адрес электронной почты ниже.
На него придет ссылка для смены пароля.

Регистрация

Чтобы зарегистрироваться, пожалуйста, заполните поля ниже

партнер товарищества рестораторов UnoDosTres

Профиль
361
06.08.2019
180 дней до открытия Команда

Штатное расписание и затраты на персонал в ресторане

Повышаем производительность вместе с Натальей Милеенковой

Затраты на персонал — вопрос, которому в ресторанном бизнесе не уделяют достаточного внимания. Все говорят про низкую производительность, но мало кто занимается ее повышением, НЕ СОКРАЩЕНИЕМ ЛЮДЕЙ, а осознанным изменением парадигмы организации и управления. Причин тому несколько.

Низкая производительность труда — это ошибки и непрофессионализм менеджмента, а не лень и нежелание сотрудников работать!

Проблемы на старте

Первые проблемы с увеличенными затратами на персонал «закладываются» на этапе проектирования и открытия ресторана, когда шеф-повар появляется в команде открытия слишком поздно и сложно что-либо кардинально поменять в планировке или когда шеф не имеет достаточного опыта. И в том, и в другом случае производство будет неэргономичным, а это значит, что потери времени на «хождение» сотрудников может составлять до 50–60% от времени приготовления блюда.

Рациональное штатное расписание

Очень часто набирается персонал на максимальную мощность, то есть на полную посадку зала. И хорошо, если так и получится сразу, но обычно бывает не так и не сию минуту.

Основные ошибки при составлении штатного расписания:

  1. Штатный состав и численность формируются на пиковую, то есть максимальную, нагрузку.
  2. В структуре компании обозначены только иерархичность и подчинение одних позиций и структур другим, но никак не отражены полномочия и ответственность. То есть не определяется, за что именно отвечает человек на той или иной должности, какие конкретно выполняет функции и решает задачи и какие у него есть полномочия, чтобы решать и выполнять эти задачи и конкретные функции.
Штатное расписание и численность сотрудников

В ресторанном бизнесе имеется ярко выраженная сезонность. Так, в Москве примерно 6 месяцев в году средневысокий и высокий спрос и 6 месяцев в году низкий и средненизкий спрос.

Пример сезонности для Москвы

Пример сезонности для Москвы

месяц

коэффициент

январь

1,00

февраль

1,25

март

1,40

апрель

1,25

май

1,00

июнь

1,10

июль

1,00

август

1,00

сентябрь

1,30

октябрь

1,40

ноябрь

1,30

декабрь

1,60

 

Обычная практика составления штатного расписания на пиковую, максимальную загрузку приводит к тому, что 6 месяцев в году мы не сможем обеспечить необходимую загрузку нашего персонала и затраты на персонал относительно выручки будут выше.

Что делать?

Нужно составлять штатное расписание на минимальную загрузку, регулируя увеличение нагрузки в высокий сезон дополнительными сменами и привлеченными сотрудниками. 

Структура компании

Ярко и явно проблемы отсутствия структуры (матрицы) ответственности проявляются в больших компаниях.

Крупные компании, имеющие управляющую компанию и большое количество вспомогательных отделов, тщательно прописывают, за что отвечают управляющий, шеф-повар и прочие сотрудники кафе и ресторана, но очень невнятно и нечетко, за что отвечают они, эти вспомогательные отделы и управляющая компания.

В российских компаниях директора и менеджеры кафе и ресторанов начинают обслуживать вспомогательные отделы, так как у последних власть и ресурсы. И обычно управляющая компания, руководители вспомогательных отделов оказываются самыми капризными клиентами.  

Может быть, стоит задуматься, нужно ли вам столько непрофильных сотрудников, и рассмотреть возможности аутсорсинга? Например, еще 7–8 лет назад компаний в сфере маркетинга, рекламы, дизайна, специализирующихся на предоставлении услуг для ресторанного бизнеса, было сотни, на сегодняшний день их тысячи. Происходит не только развитие рынка услуг в сфере маркетинга и рекламы, но и его сегментация. Рынок рекламных и маркетинговых услуг адаптируется к новым технологиям и трендам: появляются новые методы и инструменты, эффективно привлекающие внимание потенциальных клиентов, стимулирующие их совершать покупки, повышающие узнаваемость бренда, востребованными становятся комплексные продукты — вместе со средствами ATL-маркетинга многие компании активно используют и BTL-продвижение, PR-кампании, рекламу в интернете и цифровых медиа; параллельно активно развиваются технологии, позволяющие мгновенно получать информацию об эффективности каждого канала коммуникаций. Аналогичные процессы происходят и в других сферах сопутствующих услуг, например, на рынке IT-технологий.

Обеспечить развитие своих вспомогательных служб в «закрытой системе», ВНЕ рынка вы не сможете, потому что не являетесь универсальными специалистами во всех областях: финансах, ИТ, маркетинге, логистике, эксплуатации и так далее.

Оставьте себе только то, что вы умеете делать лучше всех!

Это один из инструментов снижения затрат на персонал и повышения эффективности вашего бизнеса. 

Анализ затрат на персонал

Затраты на персонал — это не только ставки, оклады, стоимость часа, но и налоги на заработную плату, отпуска, больничные, премии, бонусы, прочие начисления, затраты на подбор и обучение, компенсация мобильной связи, проезда, то есть ВСЕ, что вы тратите на персонал.

ЗАТРАТЫ НА ПЕРСОНАЛ = ФОТ (включая премии и проценты от продаж) + НАЛОГИ + ПРОЧИЕ ЗАТРАТЫ

В идеальной финансовой модели затраты на персонал должны составлять 25% от выручки. Если у вас не так и затраты выше, как определить, где именно эта неоптимальность?

Управленческие (административные) затраты

К ним относятся: затраты на управляющего, затраты на вспомогательные службы, например, бухгалтерию, маркетинг, инженерную службу, другие вспомогательные службы, которые работают конкретно на этот ресторан, и их долю в общих затратах на персонал за месяц.

В идеальной структуре затрат на персонал затраты на управленческие (административные) расходы должны быть от 10% (оптимально) до 20% (максимально).

То есть если в вашей компании фонд оплаты труда (ФОТ) составляет 1 миллион рублей, то для управленческого (административного) штата он должен быть в пределах от 100 тысяч до 200 тысяч рублей (максимально) в месяц.

Из моей практики в 99% случаев превышение ФОТ и в целом затрат на персонал начинается именно здесь, в управленческом и офисном персонале, во вспомогательных службах. Что с этим делать? Вариантов решения проблемы несколько.

1. Автоматизация процессов

Например, сеть пекарен «Хлебница» https://hlebnitca.ru/, основанная в 2014 году и имеющая на текущий момент около 700 собственных и франчайзинговых точек, основной акцент при организации бизнеса сделала не только на качественный, свежий продукт, но и на автоматизированную систему учета, сбора и анализа статистических данных и их отклонений. Это существенно сократило управленческие издержки, позволяет практически в онлайн-режиме получать мониторинг, контроль, аналитику и по продажам, и по затратам, что делает бизнес прозрачным, понятным, масштабируемым.

2. Передача непрофильных функций на аутсорсинг

В экономике развитых стран основной принцип ведения бизнеса звучит так: «Делайте только то, что умеете делать лучше всех, остальное отдайте другим, кто это делает лучше вас».

Если вы отлично знаете ресторанный бизнес, это точно не значит, что ваша компания является столь же профессиональной в инженерных вопросах, логистике, маркетинге и прочих направлениях. Мерило успеха всегда — рыночный спрос на результаты вашей деятельности и их рыночная стоимость.

Понятно, что на рынке услуг вашего города и региона должен сформироваться рынок сопутствующих услуг. Например, еще 10 и более лет назад почти все московские компании имели в своем штате целые инженерные и эксплуатационные отделы, но сейчас это скорее исключение, чем правило. Потому что существуют сотни компаний и тысячи индивидуальных предпринимателей по сервисному обслуживанию оборудования, мелкому и крупному ремонту, готовых предложить качественные услуги. И конкуренция внутри этого рынка услуг растет, что приводит к повышению качества и снижению цен. 

3. Вывод непрофильных сервисов в отдельные, зарабатывающие бизнесы

Компания Sodexo — транснациональная корпорация, одна из крупнейших мировых компаний, занимающихся организацией питания, имеет успешную сервисную компанию, которая не только обслуживает предприятия самой компании, но и предоставляет услуги рынку, другим ресторанам, и не только ресторанам.

А пекарный цех компании Maison Dellos, созданный много лет назад для обеспечения хлебом собственных заведений, сейчас поставляет продукцию в половину столичных ресторанов.

ФОТ кухни и зала

Например, в вашем ресторане доля еды составляет 70%, доля бара 30%. То есть, скажем, если ваша выручка за месяц 5 млн рублей, то выручка еды составила 3,5 млн рублей, а выручка бара 1,5 млн рублей. Это вы берете из статистики, своей статистики продаж.

Предположим, мы выяснили, что управленческие (административные) затраты у нас 10%. Это отлично!

Отнимаем эти 10% от ФОТ, остается 90%.

Теперь считаем ФОТ по кухне и залу:

ЗАЛ

30%*90% = 27%

где 30% — доля продаж бара,

сюда входят все менеджеры, бармены, официанты, клининг зала.

КУХНЯ

70%*90% = 63%

где 70% —доля продаж кухни (еды),

здесь — шеф-повар, его заместители, старшие смены, повара, клининг кухни, закупщик (если у ресторана он есть, то 99% закупок он делает именно на кухню).

То есть если наш ФОТ за месяц 1 млн рублей, то ФОТ зала должен быть не более 270 тысяч рублей, а ФОТ кухни не более 630 тысяч рублей в месяц.

Если же ваши управленческие (административные) затраты не 10%, а 20%, то формула будет выглядеть по-другому:

ЗАЛ

30%*80% = 24%

КУХНЯ

70%*80% = 56%

То есть если наш ФОТ за месяц 1 млн руб. и административные затраты 200 тыс. руб. (20%), то ФОТ зала должен быть не более 240 тыс. руб., а ФОТ кухни не более 560 тыс. руб. в месяц.

И не забудьте: рассмотренные модели — маркеры, а не константа, позволяющие диагностировать проблему, чтобы потом начать ее решать.

партнер товарищества рестораторов UnoDosTres

Профиль
361
06.08.2019
#персонал#поиск персонала#обучение
Официант без опыта — брать или не брать?
82
#персонал#обучение
Команда на старте
118
#персонал#операционное управление#шеф
Функциональные обязанности шеф-повара (пример)
70
#персонал#операционное управление#опросы профи
Дедовщина в ресторане. Что делать?
90
#персонал#юридическая поддержка#законодательство
Уволить без последствий
157
#персонал#операционное управление
Кто такой неформальный лидер в ресторане
100
#персонал#мотивация#сервис
Поговорим о чаевых
184
#персонал#поиск персонала
Профессиограмма (шаблон)
73
#персонал#законодательство#госорганы и проверки
Правила внутреннего трудового распорядка
88
#Маркетинг#конкуренты#меню#аналитика
Анализ ресторанных трендов
110
#персонал#поиск персонала#обучение
Официант без опыта — брать или не брать?
82
#госорганы и проверки#законодательство#проектирование
Про вывески ресторанов и не только
68
#бизнес-план#финансы#деньги на запуск#инвесторы
Бизнес-планирование для ресторанного стартапа
182
#стратегия#операционное управление#концепция
Зачем ресторатору стратегия?
230
#кухня#оборудование#кейтеринг
Будущее начинается сейчас с ConvoSense от Convotherm
18
#Маркетинг#продвижение#социальные сети
О блогерах и блогерках в ресторане
63
#меню#операционное управление#аналитика
Изменения в меню. Основные шаги
123
#операционное управление#кухня#зал#стандарты
Рационализация рабочего места в ресторане
126
#финансы#контроль#операционное управление
Самые горячие точки в финансах ресторана
212
#аналитика#воровство#инвесторы#контроль
Почему закрываются рестораны
137

Пути развития

Кулинария Читать рубрику
Фабрика кухня Читать рубрику
Франчайзинг Читать рубрику
Кейтеринг Читать рубрику

Реальная помощь

Бланки/Шаблоны
Инструкции
Обучающие материалы
Законы и нормативы
Библиотека
Поставщики
Эксперты
#PR#аналитика#аренда#бизнес-план#брендинг#воровство#госорганы и проверки#деньги на запуск#договоры#доставка#законодательство#закупки#зал#инвесторы#кейсы#кейтеринг#конкуренты#контроль#концепция#кухня#лицензирование#Маркетинг#меню#мотивация#налоги#оборудование#обучение#операционное управление#опросы профи#персонал#поиск персонала#помещение и локация#продажи#продвижение#продукты#проектирование#работа с гостем#разрешительные документы#реклама#санитария#сервис#сертификация#сеть#социальные сети#стандарты#стратегия#строительство#финансы#Франшиза#шеф#юридическая поддержка